Quy trình 01: Khảo sát - Xác minh hoàn cảnh hộ dân

I. MỤC TIÊU

- Đảm bảo việc trao tặng đúng người – đúng hoàn cảnh – đúng nhu cầu.

- Giúp CLB tiếp cận thực tế, hiểu sâu về hoàn cảnh của từng hộ dân.

- Tạo nền tảng cho việc xây dựng hồ sơ minh chứng, báo cáo tài trợ chính xác.

II. NGUYÊN TẮC KHẢO SÁT

1. Mỗi hộ dân được đề xuất nhận hỗ trợ cần được xác minh từ các nguồn: cán bộ địa phương, giáo viên, người dân, người quen giới thiệu.
2. Thông tin khảo sát phải trung thực, rõ ràng, không thổi phồng hoàn cảnh.
3. Có mẫu ghi chép – hình ảnh – ghi âm (nếu được phép) và xác nhận lại trước khi lập danh sách.
4. Mọi thông tin cá nhân phải được giữ kín, không đăng công khai nếu chưa được đồng ý.

III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

🔸 Bước 1: Chuẩn bị danh sách đề xuất

- Làm việc trước với: cán bộ thôn, giáo viên chủ nhiệm, hội phụ nữ… để đề xuất danh sách hộ khó khăn.
- Ghi tên – địa chỉ – hoàn cảnh sơ bộ – nhu cầu cần hỗ trợ.

🔸 Bước 2: Tổ chức nhóm đi khảo sát

- Mỗi nhóm khảo sát gồm 2 – 3 bạn: 1 người hỏi – 1 người ghi chép – 1 người chụp ảnh (nếu có).
- Có giáo viên hoặc phụ huynh đi cùng (nếu khảo sát ngoài trường).

🔸 Bước 3: Phỏng vấn - Ghi chép

- Dùng mẫu phiếu khảo sát: thông tin gia đình – hoàn cảnh – số người – thu nhập – nhu cầu cụ thể.
- Ghi âm/ghi chú lại lời kể (nếu được đồng ý).
- Chụp 1 – 2 ảnh hộ dân (không đăng lên mạng khi chưa xin phép).

Bước 4: Tổng hợp & Lập danh sách cuối

- Tập hợp toàn bộ phiếu khảo sát, ảnh, ghi chú vào Google Drive.
- Lập danh sách chính thức: Họ tên – Địa chỉ – Hỗ trợ đề xuất – Mức độ ưu tiên.
- Gửi danh sách lên giáo viên phụ trách/ CLB để phê duyệt trước khi tặng.

IV. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

• Nhóm khảo sát thực địa: thực hiện phỏng vấn – ghi chép – chụp ảnh.
• Bạn tổng hợp: thu thập phiếu – lập danh sách – nhập file Excel.
• Bạn truyền thông: lưu ảnh – gắn chú thích rõ ràng.
• Giáo viên phụ trách: kiểm tra danh sách trước khi gửi Ban Giám Hiệu.

V. MẪU BIỂU ĐÍNH KÈM

- Mẫu phiếu khảo sát hộ dân (có câu hỏi rõ ràng, dễ hiểu)
- Mẫu bảng tổng hợp danh sách sau khảo sát (Excel/Word)
- Mẫu ảnh minh chứng có chú thích (lưu nội bộ, không công khai khi chưa đồng ý)

LƯU Ý ĐẶC BIỆT:

- Không được tự ý quyết định hộ nào được nhận quà khi chưa có xác minh rõ ràng.
- Không đăng ảnh – video hoàn cảnh khó khăn nếu chưa có sự đồng thuận từ gia đình hoặc địa phương.