Quy trình 03: Tổng kết, báo cáo rút kinh nghiệm sau mỗi đợt từ thiện

I. MỤC TIÊU

- Ghi lại đầy đủ kết quả, số liệu, hình ảnh và bài học từ hoạt động.
- Rút kinh nghiệm sâu sắc để cải tiến quy trình tổ chức lần sau.
- Làm căn cứ để minh bạch tài chính – xây dựng báo cáo truyền thông – và xin tài trợ tiếp theo.

II. NGUYÊN TẮC TỔNG KẾT

1. Tổng kết sau tối đa 5 ngày kể từ khi kết thúc hoạt động.
2. Dựa trên số liệu, hình ảnh, biên bản, phản hồi thực tế – không chỉ cảm tính.
3. Có góp ý rõ ràng: điều gì tốt – điều gì chưa tốt – điều gì nên thay đổi.
4. Tổng kết phải có mặt đại diện các nhóm tham gia, giáo viên phụ trách, Chủ nhiệm CLB.

III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

📍 Bước 1: Thu nhập tài liệu và phản hồi

- Nhóm thư ký và nhóm truyền thông gửi đầy đủ ảnh/video/biên bản/nhật ký hoạt động.
- Các nhóm phụ trách chuyên môn nộp bảng phản hồi – nhận xét – kiến nghị.

📍 Bước 2: Viết báo cáo tổng kết

- Dùng mẫu chuẩn của CLB để viết báo cáo tổng kết gồm các phần:

• Mục tiêu – Nội dung – Kết quả đạt được
• Số liệu cụ thể (người tham gia – số hộ nhận hỗ trợ – ngân sách sử dụng…)
• Minh chứng: ảnh, phản hồi, bảng tổng kết, bản đồ hoạt động
• Những điều làm tốt – điều chưa tốt – đề xuất cải tiến

📍 Bước 3: Họp rút kinh nghiệm

- Tổ chức họp toàn CLB (trực tiếp hoặc trực tuyến).
- Lần lượt các nhóm trình bày nhận xét – bài học – đề xuất.
- Thư ký ghi biên bản rút kinh nghiệm – tổng hợp góp ý.

📍 Bước 4: Phát hành và công khai báo cáo

- Báo cáo được duyệt bởi Chủ nhiệm/giáo viên – lưu trữ vào hồ sơ CLB.
- Công khai nội dung chính trên bảng tin trường/lớp hoặc bản tin CLB.
- Dùng báo cáo này làm minh chứng cho hoạt động và xin tài trợ tiếp theo.

IV. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

- Nhóm thư ký: tập hợp tài liệu, viết báo cáo sơ thảo.
- Chủ nhiệm/giáo viên: duyệt báo cáo, chủ trì họp rút kinh nghiệm.
- Mọi thành viên CLB: gửi phản hồi trung thực, góp ý thiện chí.

V. MẪU BIỂU ĐÍNH KÈM

✅ Mẫu báo cáo tổng kết hoạt động
✅ Mẫu phản hồi cá nhân/nhóm
✅ Mẫu biên bản họp rút kinh nghiệm
✅ Mẫu bảng đề xuất cải tiến lần tới

Lưu ý đặc biệt

- Mỗi hoạt động dù lớn hay nhỏ đều cần tổng kết – đó là cách để CLB trưởng thành.
- Khuyến khích học sinh viết nhật ký hoạt động để phản chiếu cảm xúc và bài học cá nhân.