Quy trình 11: Bảo mật thông tin và lưu trữ tài liệu

I. MỤC ĐÍCH

Đảm bảo các thông tin – tài liệu quan trọng của Câu lạc bộ được lưu trữ đúng cách, bảo vệ quyền riêng tư, uy tín và hiệu quả vận hành. Tránh thất lạc, lộ thông tin hoặc dùng sai mục đích.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho tất cả các thành viên, đặc biệt các Ban: Truyền thông, Tài chính, Đối ngoại, Thư ký, Điều phối viên.

III. CÁC LOẠI TÀI LIỆU CẦN BẢO MẬT

• Thông tin thành viên: Họ tên, số điện thoại, email, tình trạng sức khỏe, hoàn cảnh gia đình (nếu có).
• Tài chính: Hồ sơ thu – chi, chứng từ, bảng kê, file gây quỹ.
• Kế hoạch nội bộ: Ý tưởng chưa công bố, chiến lược hoạt động, nội dung họp chưa công khai.
• Dự án đang triển khai: Tên nhà tài trợ, địa điểm, người nhận hỗ trợ, dữ liệu khảo sát.
• Hồ sơ hình ảnh – video chưa qua kiểm duyệt.

IV. QUY TRÌNH LƯU TRỮ & BẢO MẬT

• Chia thư mục rõ ràng theo chủ đề và thời gian.
• Đặt quyền truy cập theo cấp độ:
• Chỉ Chủ tịch, Thư ký hoặc Điều phối viên được cấp quyền chỉnh sửa.
• Thành viên được chia sẻ bản xem nếu được phê duyệt.
• Ghi nhật ký truy cập & chỉnh sửa nếu là tài liệu quan trọng.
• Sao lưu định kỳ (bản in + bản số).
• Tuyệt đối không lưu tài liệu CLB trên tài khoản cá nhân.

V. CẢNH BÁO VÀ GIÁO DỤC NỘI BỘ

1. Tốn công quản lý – cần người có trách nhiệm

• Nếu không có Chủ tịch / Điều phối viên / Thư ký chịu trách nhiệm chính thì dễ bị “lưu trữ cho có”.
• Dễ quên cập nhật nhật ký truy cập, dễ trùng file hoặc mất file nếu không phân loại chặt chẽ.

2. Dễ sinh ra tâm lý “giấu nhẹm” nếu không hiểu rõ mục đích

• Có bạn sẽ nghĩ: “sao lại bảo mật hết vậy?”, “sợ gì mà không dám công khai?”
• → Cần giáo dục nội bộ rằng bảo mật không phải để che giấu, mà để bảo vệ và xử lý đúng cách.

3. Phải xây dựng thói quen mới trong học sinh

• Học sinh thường quen “chia sẻ tự do” → nay yêu cầu lưu hồ sơ đúng tên, đúng thư mục, báo cáo người phụ trách → cần có thời gian huấn luyện.
• Ban Truyền thông – Tài chính – Đối ngoại phải học cách bảo vệ dữ liệu, không dùng tài khoản cá nhân lưu tài liệu CLB.

4. Rủi ro phụ thuộc vào công nghệ (nếu dùng Google Drive hoặc App)

• Nếu không có kết nối mạng – hoặc mất quyền truy cập Drive – có thể bị tê liệt dữ liệu.
• Cần sao lưu định kỳ và có người giữ bản cứng khi thật sự cần thiết.

VI. NGƯỜI CHỊU TRÁCH NHIỆM CHÍNH

• Chủ tịch CLB
• Thư ký
• Điều phối viên