Quy trình 10: Xử lý xung đột và phối hợp giữa các ban

🎯 Mục đích

- Đảm bảo tinh thần hợp tác, tôn trọng và trách nhiệm trong quá trình làm việc giữa các Ban/Nhóm/Thànhviên.
- Hạn chế tối đa các xung đột phát sinh – nếu có thì xử lý đúng cách, đúng người, đúng thời điểm.
- Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, đoàn kết, sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ nhau.

🧭 Nguyên tắc chung

1. Lấy mục tiêu chung làm trung tâm.
2. Tôn trọng sự khác biệt và vai trò của từng Ban.
3. Mọi xung đột đều được xử lý bằng đối thoại, không quy kết, không né tránh.
4. Không cá nhân hóa vấn đề – không lan truyền thông tin chưa xác minh.

🔁 QUY TRÌNH 6 BƯỚC

🔹 Bước 1: Phát hiện & ghi nhận xung đột

• Bất kỳ thành viên nào cảm thấy có hiểu nhầm hoặc bất đồng đều có quyền ghi nhận tình huống.
• Dùng mẫu Biểu mẫu 07 – Phiếu Ghi nhận Vấn đề Nội bộ (có thể ẩn danh).

🔹 Bước 2: Thông báo cho Điều phối viên

• Điều phối viên CLB sẽ tiếp nhận thông tin một cách trung lập, bảo mật và khách quan.
• Xác định mức độ nghiêm trọng (nhẹ – trung bình – nghiêm trọng) và cần xử lý gấp hay không.

🔹 Bước 3: Mời các bên cùng đối thoại

• Tổ chức buổi gặp nhanh (10–15 phút), có mặt Điều phối viên và đại diện các bên liên quan.
• Áp dụng nguyên tắc 3 không: Không trách móc – Không cắt lời – Không nói thay người khác.
• Ghi lại biên bản nội dung buổi trao đổi.

🔹 Bước 4: Thống nhất giải pháp cụ thể

• Nếu các bên tự thống nhất được, ghi lại vào Biểu mẫu 08 – Biên bản Thống nhất Giải pháp.
• Nếu chưa thống nhất → Điều phối viên đề xuất hướng giải quyết dựa trên nội quy CLB.

🔹 Bước 5: Theo dõi kết quả

• Sau 3–5 ngày, Điều phối viên kiểm tra lại tiến độ thực hiện giải pháp, mức độ cải thiện.
• Ghi chú nhận xét vào Biểu mẫu 09 – Theo dõi Sau Hòa Giải.

🔹 Bước 6: Báo cáo Ban Điều hành (nếu cần)

• Nếu sự việc nghiêm trọng, kéo dài, hoặc không thể tự giải quyết → Điều phối viên trình Ban Điều hành.
• Ban Điều hành có thể mời Cố vấn giáo viên tham gia xử lý ở mức cao hơn.

🧩 Mẹo phối hợp hiệu quả giữa các Ban

- Luôn đặt câu hỏi: “Điều này có giúp CLB tốt hơn không?” trước mỗi hành động.
- Cập nhật tiến độ công việc minh bạch bằng bảng giao việc chung.
- Khi có sự chồng chéo: thay vì tranh cãi “ai đúng”, hãy hỏi “việc này nên làm thế nào tốt nhất?”.
- Mỗi tuần nên có buổi họp liên ban ngắn (15 phút) để trao đổi, góp ý và nhắc nhẹ tinh thần hợp tác.

📌 Biểu mẫu liên quan

1. BM07 – Phiếu Ghi nhận Vấn đề Nội bộ
2. BM08 – Biên bản Thống nhất Giải pháp
3. BM09 – Phiếu Theo dõi Sau Hòa Giải