Quy trình 08: Phối hợp giữa tổ thực địa và ban truyền thông

BƯỚC 1 – LẬP KẾ HOẠCH TRƯỚC CHUYẾN ĐI

🔸 TỔ THỰC ĐỊA:
- Xác nhận thời gian – địa điểm – danh sách người đi.
- Chuẩn bị quà, hậu cần, và máy ảnh/điện thoại quay chụp.
- Thông báo trước cho hộ dân (nếu cần) và chia nhóm nhiệm vụ.

🔸 BAN TRUYỀN THÔNG:
- Được thông báo lịch để chuẩn bị template đăng bài.
- Phối hợp gửi câu hỏi phỏng vấn hộ dân nếu cần (theo chủ đề truyền thông).

BƯỚC 2 – THỰC HIỆN TẠI HIỆN TRƯỜNG

🔸 TỔ THỰC ĐỊA:
- Giao quà – lắng nghe – ghi nhận tình hình hộ dân.
- Quay video thô – chụp ảnh rõ mặt người – ghi chú từng hình ảnh.
- Hướng dẫn hộ dân cách báo cáo bằng ảnh/video hằng tuần.

🔸 BAN TRUYỀN THÔNG:
- Không tham gia thực địa.
- Chờ dữ liệu ảnh – video – ghi chú để xử lý sau chuyến đi.

BƯỚC 3 – BÀN GIAO SAU CHUYẾN ĐI (TRONG VÒNG 24 GIỜ)

🔸 TỔ THỰC ĐỊA:
- Gửi tất cả ảnh, video, file ghi chú về thư ký truyền thông.
- Tổng hợp bảng theo dõi hộ dân: tên – tình trạng – hình ảnh – phản hồi.
- Nếu có câu chuyện đặc biệt, đánh dấu để truyền thông khai thác sâu.

🔸 BAN TRUYỀN THÔNG:
- Tiếp nhận dữ liệu từ Tổ Thực Địa.
- Phân loại nội dung (ảnh đăng, video dựng, cảm nghĩ, câu chuyện…).
- Lập kế hoạch truyền thông bài bản (đăng bài, làm video, poster...).

BƯỚC 4 – DUYỆT NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐĂNG

🔸 TỔ THỰC ĐỊA:
- Kiểm tra lại tên – nội dung ảnh – xác minh câu chuyện thật.
- Cho ý kiến nếu cần điều chỉnh tên nhân vật, hình ảnh nhạy cảm.

🔸 BAN TRUYỀN THÔNG:
- Phó Chủ tịch Truyền thông duyệt tất cả nội dung trước khi đăng.
- Gửi bản nháp bài đăng nếu liên quan đến câu chuyện đặc biệt.
- Không sử dụng ảnh gốc nếu chưa có ghi chú từ Tổ Thực Địa.

BƯỚC 5 – LƯU TRỮ VÀ BÁO CÁO

🔸 TỔ THỰC ĐỊA:
- Lưu bảng theo dõi các hộ dân (Google Sheet).
- Cập nhật định kỳ mỗi tuần với báo cáo ngắn về từng hộ.
- Gửi tổng hợp cuối tháng cho Ban Điều hành và Ban Giám Hiệu.

🔸 BAN TRUYỀN THÔNG:
- Lưu thư mục truyền thông theo dự án, ngày tháng, nhóm chủ đề.
- Làm báo cáo minh chứng (hình ảnh – video – phản hồi) khi cần.
- Lập hồ sơ truyền thông riêng cho từng hoạt động để lưu vào kho dữ liệu CLB.