Quy trình 02: Tổ chức chuyến đi thiện nguyện ngoài trường

I. MỤC TIÊU

- Tổ chức chuyến đi an toàn – đúng mục tiêu – truyền cảm hứng – đúng tinh thần giáo dục.
- Học sinh được trải nghiệm thực tế, hiểu về cộng đồng, rèn kỹ năng sống.
- Gắn kết giữa CLB – nhà trường – phụ huynh – địa phương – người nhận quà.

II. NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI

1. Mọi chuyến đi phải được nhà trường phê duyệt kế hoạch, có danh sách học sinh rõ ràng.
2. Phải có tối thiểu 1 giáo viên và 1 phụ huynh đi cùng để giám sát.
3. Mọi hoạt động trao quà đều cần chuẩn bị trước hồ sơ, biên bản, quà tặng, phương tiện và người phụ trách.
4. An toàn giao thông – sức khỏe – cảm xúc học sinh là ưu tiên hàng đầu.

III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

🔸 Bước 1: Lập kế hoạch chuyến đi

- Ghi rõ: địa điểm – thời gian – số lượng người – mục đích – nội dung hoạt động – phương tiện – danh sách học sinh – danh sách quà tặng.
- Gửi bản kế hoạch và thư xin phép Ban Giám Hiệu trước ít nhất 7 ngày.

🔸 Bước 2: Liên hệ địa phương và chuẩn bị

- Làm việc với xã/phường/thôn/trường địa phương nơi sẽ trao tặng.
- Chốt danh sách hộ dân – quà tặng – thời gian tiếp đón – người phụ trách hỗ trợ.
- Chuẩn bị quà – biên bản bàn giao – sổ tay phản hồi – túi hồ sơ.

🔸 Bước 3: Phân nhóm - Điều phối nhân sự

- Chia nhóm học sinh: dẫn chương trình – tặng quà – quay phim – hỗ trợ hậu cần.
- Có trưởng nhóm điều phối chung và các nhóm trưởng nhỏ.
- Có nhóm y tế/hỗ trợ khẩn cấp (nếu đi xa hoặc đông người).

🔸 Bước 4: Triển khai tại địa phương

- Có mặt đúng giờ – phối hợp với địa phương – chào hỏi trang trọng.
- Tổ chức hoạt động đúng mục tiêu (giao lưu, phát biểu, trao tặng, chia sẻ).
- Ký nhận 3 bên (CLB – địa phương – người nhận), chụp ảnh rõ ràng.

🔸 Bước 5: Tổng kết - Đánh giá - Báo cáo

- Sau chuyến đi: tổng hợp ảnh, clip, biên bản, bảng thu chi, nhật ký chuyến đi.
- Viết bài cảm ơn, báo cáo gửi Ban Giám Hiệu, truyền thông (sau khi duyệt).

IV. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

• Trưởng nhóm dự án: lập kế hoạch, liên hệ địa phương, tổng điều phối.
• Giáo viên/phụ huynh: giám sát, an toàn, hỗ trợ xử lý tình huống.
• Nhóm hậu cần: chuẩn bị quà, đồ dùng, phương tiện, nước uống.
• Nhóm truyền thông: quay chụp ảnh, ghi cảm xúc, làm video.
• Nhóm tài chính: tổng hợp chi phí – kiểm soát thu chi – lưu hóa đơn.
• Nhóm cảm xúc: viết cảm nhận, thu thập ý kiến học sinh – hộ dân.

V. MẪU BIỂU ĐÍNH KÈM

+ Mẫu kế hoạch chuyến đi
+ Mẫu thư xin phép nhà trường + danh sách học sinh tham gia
+ Mẫu biên bản bàn giao quà 3 bên
+ Mẫu nhật ký chuyến đi – phản hồi – hình ảnh minh chứng
+ Mẫu báo cáo tổng kết sau chuyến đi

📌 LƯU Ý ĐẶC BIỆT:

– Không để học sinh đi một mình – không để học sinh không rõ nhiệm vụ.
– Phải có người lớn giám sát – an toàn là ưu tiên số 1.
– Mọi hình ảnh – nội dung truyền thông cần được duyệt trước khi đăng.