Quy trình 07: Hoạt động Ban tài chính và Hậu cần

BƯỚC 1 – DỰ TRÙ NGÂN SÁCH & XIN PHÊ DUYỆT

- Phó Chủ tịch Tài chính cùng các bộ phận liên quan dự kiến kinh phí cho mỗi hoạt động.
- Lập bảng dự trù: hạng mục – số lượng – đơn giá – tổng cộng.
- Gửi xin phê duyệt Ban Giám Hiệu trước khi triển khai.

BƯỚC 2 – MUA SẮM & TỔ CHỨC HẬU CẦN

- Thư ký tài chính liên hệ nhà cung cấp – in ấn – đặt hàng.
- Thành viên hậu cần phụ trách nhận hàng – kiểm tra số lượng – chất lượng.
- Mỗi lần mua đều có hóa đơn/giấy xác nhận – chụp ảnh lưu lại làm minh chứng.

BƯỚC 3 – THỰC HIỆN CHI – GHI SỔ & CẬP NHẬT

- Thủ quỹ thực hiện chi tiền đúng theo danh mục đã phê duyệt.
- Mọi khoản chi đều phải có hóa đơn – ký nhận.
- Ghi vào sổ quỹ và bảng Excel tổng hợp thu – chi theo ngày/tháng.

BƯỚC 4 – BÁO CÁO & CÔNG KHAI

- Cuối mỗi hoạt động: nộp bảng chi tiết thu – chi + hóa đơn + ảnh minh chứng.
- Báo cáo tổng hợp mỗi tháng trình Ban Giám Hiệu và lưu vào hồ sơ CLB.
- Công khai bảng tổng kết tài chính trên bảng tin CLB (nếu cần).

BƯỚC 5 – LƯU TRỮ & ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ

- Thư ký tài chính lưu trữ hồ sơ gốc (file giấy + file mềm).
- Tổ chức họp Ban Tài chính định kỳ (2 tháng/lần) để rà soát – đánh giá – điều chỉnh quy trình.
- Gửi đề xuất cải tiến cho Ban Điều hành nếu cần nâng cấp quản lý tài chính.

🎗 NGUYÊN TẮC CỐT LÕI

- Không chi tiền nếu chưa được phê duyệt bởi Ban Giám Hiệu.
- Không giữ quỹ cá nhân, mọi thu – chi đều qua sổ sách và minh chứng rõ ràng.
- Mỗi khoản thu – chi đều có 3 bước: Xin duyệt – Thực hiện – Lưu trữ.
- Minh bạch – Trung thực – Cẩn thận là giá trị cốt lõi của Ban Tài chính & Hậu cần.