Quy trình 05: Tổ chức họp định kỳ và phản hồi hoạt động CLB

I. MỤC TIÊU

– Đánh giá tiến độ và hiệu quả hoạt động của CLB theo từng giai đoạn.
– Tạo môi trường lắng nghe – phản hồi – cải tiến dựa trên tinh thần xây dựng.
– Thống nhất hành động – củng cố tinh thần – nâng cao năng lực tổ chức cho học sinh.

II. NGUYÊN TẮC HỌP VÀ PHẢN HỒI

1. Họp đúng giờ, đủ người, có người ghi biên bản rõ ràng.
2. Không chỉ báo cáo – mà phải phản hồi – và đề xuất cải tiến.
3. Tôn trọng ý kiến – không phán xét cá nhân – tập trung giải pháp.
4. Họp không quá 45 phút – có người điều phối rõ ràng.

III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

📍 BƯỚC 1 – LẬP KẾ HOẠCH HỌP
– Trưởng nhóm hoặc Chủ nhiệm thông báo lịch họp và nội dung trước ít nhất 2 ngày.
– Gửi kèm mẫu báo cáo cá nhân để các thành viên chuẩn bị trước.

📍 BƯỚC 2 – TIẾN HÀNH HỌP
– Có người điều phối (Chủ nhiệm hoặc điều phối viên).
– Mỗi nhóm lần lượt báo cáo hoạt động – chia sẻ khó khăn – đề xuất hỗ trợ.
– Mọi người ghi lại điểm cần cải tiến – các ý tưởng mới – ai sẽ làm gì tiếp theo.

📍 BƯỚC 3 – GHI BIÊN BẢN & ĐỀ RA HƯỚNG ĐI TIẾP
– Biên bản cần ghi: nội dung chính – phản hồi nổi bật – quyết định chung – trách nhiệm từng người.
– Gửi biên bản qua nhóm chung CLB, lưu 1 bản trong hồ sơ theo dõi.

📍 BƯỚC 4 – PHẢN HỒI CÁ NHÂN & GHI NHẬN NỔI BẬT
– Sau họp, mỗi nhóm tự đánh giá lại cách làm việc của mình.
– Ghi nhận các bạn làm tốt – chia sẻ bài học nhóm – lan tỏa tinh thần gắn kết.

IV. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

– Chủ nhiệm: quyết định lịch họp, nội dung, người điều phối.
– Nhóm thư ký: ghi biên bản, tổng hợp, lưu minh chứng.
– Tất cả thành viên: tham gia đầy đủ, phản hồi trung thực, góp ý xây dựng.

V. MẪU BIỂU ĐÍNH KÈM

✅ Mẫu thông báo họp CLB
✅ Mẫu báo cáo hoạt động cá nhân/nhóm
✅ Mẫu biên bản họp định kỳ
✅ Mẫu bảng tổng hợp đề xuất & cải tiến

📌 LƯU Ý ĐẶC BIỆT:

– Họp không phải để chỉ trích – mà là để phát triển.
– Mỗi cuộc họp nên kết thúc bằng một lời động viên tích cực.
– Họp xong phải có hành động rõ ràng – không để mọi việc chỉ dừng ở lời nói.